Traçabilité, planification, organisation, suivi des fournisseurs, résolution des dysfonctionnements… les atouts du logiciel de qualité officinale (LQO) intégré à la démarche de certification ISO 9001-QMS Pharma sont légion. Au point d’avoir convaincu, après un an de rodage, plus du tiers des pharmaciens engagés, avec Pharma Système Qualité (PHSQ), dans la double certification ISO 9001-QMS Pharma.
« Chaque jour, de trois à cinq nouveaux pharmaciens choisissent cette « application » aussi simple d’utilisation qu’ergonomique », explique Nicolas Fauquet. A l’origine du projet, le directeur du développement de PHSQ, se déclare « tout à fait satisfait » du succès rencontré par cet outil dématérialisé aux fonctions simples et intuitives. « Le LQO a été développé sur mesure pour aider les pharmaciens à mettre en œuvre le quotidien qualité de l’équipe officinale », ajoute Nicolas Fauquet. Conséquences : les objectifs d’inscriptions sont déjà largement dépassés avec plus de 900 pharmacies utilisatrices».
A l’instar des problèmes rencontrés avec les fournisseurs, les tâches qui perturbaient la vie officinale sont désormais ramenées à ce qu’elles sont réellement : de simples sources d’optimisation de l’organisation interne. La raison ? « Elle tient en un mot : la traçabilité, puisque chaque dysfonctionnement est désormais répertorié dans le LQO, précise la présidente de PHSQ, Laëtitia Hible ». Une analyse et une recherche de la solution appropriée sont alors facilitées et accessibles à tous les membres de l’équipe.
Véritable aide à la communication interne, le LQO permet d’animer et de rendre visible pour l’équipe les progrès réalisés en gommant le côté « paperasse » maintes fois reproché à la démarche qualité. Cette « application » permet également de centraliser, de tracer et d’archiver en toute simplicité certains éléments fondamentaux de la vie de l’officine comme le carnet de liaison interne, les appels aux prescripteurs, le suivi des stocks, la vente des masques COVID, les nouveaux services…
De même la gestion des documents imposés par la double certification ISO 9001-QMS pharma, revêt une nouvelle forme plus dynamique et intuitive. « Tous les éléments de la revue de direction sont désormais dématérialisés et accessibles en quelques clics précise encore Nicolas Fauquet. Preuve s’il en est besoin que « la démarche qualité n’est en aucun cas synonyme de paperasse et de lourdeur », ajoute Laëtitia Hible.
A l’origine d’une organisation simplifiée et d’un quotidien facilité, cette application permet de gagner du temps et d’instaurer facilement la sécurisation inhérente à une pharmacie d’officine. Proposé gratuitement à tous ses adhérents par PHSQ, le LQO met bel et bien la double certification ISO 9001-QMS pharma à quelques clics des pharmaciens d’officine. La preuve de son succès est d’ailleurs à rechercher auprès des « opérationnels du comptoir », puisque les membres de l’équipe se connectent six fois plus que les titulaires.